II. Erstellung der Vergabeunterlagen & Teilnahmewettbewerb
Ziel des Teilnahmewettbewerbs ist es, die am besten geeigneten Bewerber hinsichtlich der Kriterien Zuverlässigkeit, Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Gesetzestreue auszuwählen. Zu Beginn des Verfahrens veröffentlicht der Projektträger die Vergabebekanntmachung im Supplement zum Amtsblatt der EU und fordert damit Unternehmen europaweit auf, Teilnahmeanträge zu stellen. Hierzu ist ein von der EU vorgegebenes Formblatt zu nutzen und entsprechend zu allen Nummern des Formblattes Angaben zu machen:
- Kurze Beschreibung der Leistung
- Vertragslaufzeit
- Zulässigkeit von Nebenangeboten
- Finanzierungsbedingungen und Sicherheiten
- Teilnahmebedingungen (Anforderungen und Nachweise im Hinblick auf finanzielle und technische Leistungsfähigkeit)
- Hinweise zum Verfahren und zur Verfahrensart
- Zuschlagskriterien
- Schlusstermin bzw. Bewerbungsfrist
- Vorbehalt der Aufhebung der Ausschreibung, falls kein Angebot im Vergleich zu den Kosten der Eigenrealisierung wirtschaftlicher ist
Empfehlenswert ist ein ergänzendes Informationsmemorandum, das interessierte Unternehmen anfordern können. Auch das vorgesehene Finanzierungskonzept sollte hier bereits angesprochen werden.
Im Sinne eines bieter- und mittelstandsfreundlichen Teilnahmewettbewerbes sind die Teilnahmebedingungen so knapp wie möglich und so umfassend wie nötig zu formulieren. Im Rahmen des weiteren Verfahrens können ggf. Referenzen von den verbleibenden Anbietern nachgeliefert werden.
Die Bewerbungsfrist für den Teilnahmewettbewerb bei PPP-Projekten sollte die Regelfrist von 37 Tagen nicht unterschreiten und kann angesichts der Anforderungen an die beizubringenden Nachweise und die Komplexität des Verfahrens auf 50 -100 Tage verlängert werden.
Neben der Vergabebekanntmachung durch das Formblatt sind weitere Vergabeunterlagen bereitzustellen. Die Verdingungsunterlagen bestehen aus der Leistungsbeschreibung und den allgemeinen und ggf. zusätzlichen oder besonderen Vergabebedingungen. Zentrales Element ist hier die funktionale Leistungsbeschreibung, als die Zielbeschreibung des Gesamtkonzeptes. Spätestens hier zeigt sich, welche zentrale Bedeutung eine gute Vorarbeit in den vorhergehenden Phasen hat. Die Leistungsbeschreibung muss eindeutig beschriebene Mindest- bzw. Ausschlusskriterien enthalten, sollte aber auch genügend Freiraum für innovative Ideen der Bieter lassen.
Bei den rechtlichen Verdingungsunterlagen hat es sich bewährt, die Einzelheiten zu verschiedenen Leistungsbereichen in getrennten Projektverträgen zu regeln, z.B. zu Reinigung, Instandhaltung etc.. Dadurch kann im späteren Verlauf der Betriebsphase eine flexiblere Handhabung nötigenfalls inklusive Vertragsänderung erreicht werden, ohne die Gesamtvertragsgestaltung anpassen zu müssen.
Dokumentation des Verfahrens
Das gesamte Vergabeverfahren ist zeitnah zu dokumentieren. Im sog. Vergabevermerk sind sowohl die Begründung für die Entscheidung über die Wahl des Verfahrens niederzulegen, als auch der chronologische Ablauf und alle weiteren im Verfahren zu treffenden Entscheidungen.
Wichtig ist hier, dass die Zuschlagskriterien gegebenenfalls mit Unterkriterien festgelegt werden, bevor die Teilnahmeanträge und Angebote abzugeben sind.
In der Anlage sind Nachfragen der Bieter und die gegebenen Antworten zu dokumentieren.