Phase IV: Implementierung und Vertragscontrolling
Voraussetzung für die tatsächliche Umsetzung des PPP-Projekts ist die vorherige Genehmigung durch die Kommunalaufsichtsbehörde. Welche Aspekte hier besonders zu berücksichtigen sind, wurde in Phase II (Unterpunkt V) beschrieben. Aber selbstverständlich hat der öffentliche Auftraggeber hiermit nicht sämtliche Einflussmöglichkeiten und Verantwortlichkeiten aus der Hand gegeben.
Nun kommt es darauf an, dass sich die vereinbarten Regelungen in der Praxis bewähren und deren Einhaltung kontrolliert wird. Und da sich Projektziele während der Laufzeit des Projekts weiterentwickeln können, müssen sich in diesem Fall auch die begleitenden Kontrollmechanismen der geänderten Zielsetzung anpassen.
Kontrollorgan
Organisatorisch gesehen empfiehlt sich die Einrichtung einer Steuerungsgruppe oder einen Vertragsbeirats aus Vertreterinnen und Vertretern der öffentlichen Hand und des privaten Partners. Dieses Team regelt Unstimmigkeiten oder verhandelt über Änderungswünsche der Partner. Der Vorsitz liegt grundsätzlich in der Hand des öffentlichen Auftraggebers.
Instrumente für Leistungs- und Erfolgskontrollen
Das laufende PPP-Projekt sollte regelmäßig auf Effizienz (Wirtschaftlichkeitskontrolle) und Effektivität (Zielerreichungs- und Wirkungskontrolle) überprüft werden. Diese Überwachung ist Voraussetzung dafür, dass die öffentliche Hand zeitnah auf eventuelle Nicht- oder Schlechtleistungen des Privaten oder sonstige Unregelmäßigkeiten oder Abweichungen von vertraglichen Vereinbarungen reagieren und damit die Zahlung des Leistungsentgelts entsprechend der tatsächlichen "Performance" des Privaten aktiv steuern kann.
Wirksame Leistungs- und Erfolgskontrollen durch die zuständigen Kontrollorgane der Verwaltung setzen voraus, dass in der Planungsphase des Projekts (siehe insb. Phase I) präzise Ziele formuliert wurden, die dann in die funktionale Ausschreibung eingeflossen sind. Erste Eckpunkte für eine Kontrolle, ob die hier formulierten Ziele auch erreicht wurden, sind im Rahmen der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung gesetzt worden und mussten spätestens während der Vertragsverhandlungen weiter konkretisiert werden. Hierzu gehören auch allgemeine Kontroll- und Informationsrechte auf der einen – der öffentlichen – und entsprechende Informationspflichten auf der anderen – privaten – Seite.
Als hilfreiche Mechanismen haben sich zum Beispiel die folgenden beiden Regelungen herausgestellt:
1. Service-Level-Vereinbarungen
Im Rahmen dieser Vereinbarungen werden Mindestwerte bzw. -kriterien für bestimmte Leistungen in der Bauphase, für den Bauunterhalt und/oder die Betriebsphase. Werden die Werte nicht eingehalten, hat der öffentliche Auftraggeber entsprechende Sanktionsmöglichkeiten. In der Regel werden dies Entgeltkürzungen sein.
2. Bonus-Malus-Systeme
Für eine effiziente und effektive Zielerreichung ist es wichtig, mit Anreizmechanismen zu arbeiten. Werden definierte Leistungen schneller und besser erreicht, als dies vertraglich vereinbart war, kann dies honoriert werden (Bonus), wird das Ziel nicht wie vereinbart erreicht, erfolgen vorher definierte Entgeltkürzungen. Es ist selbstverständlich, dass derartige Regelungen nur dort Sinn machen, wo der Private die Kosten durch das eigene Verhalten beeinflussen kann.
Für Bonusregelungen gilt das beispielsweise, wenn durch Investitionen in der Bauphase in der Betriebsphase Einsparungen generiert werden können (z.B. beim Wasserverbrauch). Eine Malusregelung ist eventuell von Vorteil für Reaktionszeiten bei Betriebsstörungen: Wird eine Störung nicht innerhalb einer festgelegten Zeitspann behoben, kann der öffentliche Vertragspartner Leistungsentgelte kürzen.
Kündigungs- und Anpassungsregelungen
Grundsätzlich sollte ein PPP-Vertrag nicht kündbar sein, da sämtliche Kalkulationen langfristig erfolgen und im Kündigungsfall Ausgleichszahlungen fällig würden. Für genau definierte Gegebenheiten sollten dennoch für beide Seiten Kündigungsrechte mit vorher vereinbarten Kostenerstattungsansprüchen vereinbart werden.
Andererseits sollte bei Vertragsabschluss erwogen werden, welche Anpassungsmechanismen ermöglicht werden sollten. Ist der Vertragsgegenstand beispielsweise ein Immobilienpool, könnten Regelungen getroffen werden für den Fall, dass ein Gebäude nicht mehr benötigt wird. Ist anfangs schwer absehbar, welche Laufzeit der Vertrag genau haben sollte, könnten zum einen Verlängerungsoptionen, zum anderen aber auch ein vorzeitiges Vertragsende mit vorher vereinbarten Ausgleichszahlungen vereinbart werden. Ändern sich am Markt die Qualitätsstandards und möchte die öffentliche Hand diesen Modernisierungstrends folgen (z.B. Energieversorgung) kann der Privaten per Vertrag verpflichtet werden, sich an bestimmte Normen oder Indizes zu orientieren.
Zu beachten ist allerdings, dass grundlegende Änderungen von Vertragsinhalten nicht ohne erneute Ausschreibung erfolgen dürfen.